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仕事の超基本 (終盤)

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BOOK&coffeeへようこそ

 
BOOK&coffeeでは、クリエイティブな活動に欠かせない素材を、”本”から集めだし、シンプルにまとめています。
 
 
 
読者の皆さんの”クリエイティブな活動を支えるしごと場”として、BOOK&coffeeがあります。
 
 
 
 
 
今回のテーマは「仕事術」です。
 
 
 
 
仕事が遅い、要領が悪いといった悩みの声を解決できるヒントをお伝えできればと思います。
 
 
 
 
 
 
取り上げる書籍は、
『いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書』(著:水野学)[ダイヤモンド社]です。
 
 
 
 
 
 
 
<前回の記事>
 
 
 
 

前回のあらすじ

 前回の中盤ー前編において、仕事は以下の図のような骨格をなしており、仕事=ルーティンであるからこそ「段取り」が重要となることを本書のポイントを添えてお伝えしました。
 
<仕事の大まかな流れ>
 
調べる
 ↓
 大まかな方向性を決める
  ↓
  具体的なプランをまとめる
   ↓
   仕上げ作業をする
    ↓
    完成
 
 
後編では中盤の本題である「目的地までの地図を描く」についてまとめ、情報収集とコンセプトの作成がポイントになることをお伝えしました。
 
今回は最終ステップ「目的地まで歩く」の内容に踏み込んでみます。
 
 
1:目的地を決める
     ↓
2:目的地までの地図を描く
     ↓
3:目的地まで歩く
 
 
 
※中盤は前編と後編に分かれます。
 

 

 

 

 

 

 

締め切り>いいものをつくる

 

「締め切り>いいものをつくる」

これは絶対ルールであり、時間よりも強い制約はこの世にないとぼくは思います。(本書P121より)

 

 今回の「仕事術」のテーマでは「段取り」というキーワードに即してお話を進めています。

 

 

なぜそもそも段取りに注目する必要があるのかといえば、上記のようにわたしたちは「時間」という制約から逃れられない宿命を背負っているから。

 

 

誇張が過ぎる表現のように聞こえますが、大げさに聞こえてしまうからこそ警鐘を鳴らす意味があるということです。

 

 これに関し著者が次のように述べていますが、これには納得せざるを得ませんでした。

 

 

すべてのプロジェクトには「いつまでに」という期限がかならずあります。なぜ期限があるのか?それは時間が有限だからです。1ヶ月は30日前後と決まっていて、どうがんばっても40日にはなりません。1日は誰にとっても24時間です。

そして、何よりもぼくらの命にも限りがあります。命が有限だからこそ、どんなプロジェクトにも期限が必要なのです。時間の制約なしにできることは、この世界には存在せず、ぼくたちは時間に支配されている存在です。だからこそ、どんな仕事であっても、(中略)「どのくらいの時間内におさめなければいけないか」をつねに考える必要が出てきます。

(本書P119より)

 

 

段取りにおいて、もっとも重要な視点はこの「時間」の制約です。

 

 

人は寿命があり、生きている時間は限られています。そして、それは誰であっても同じ条件なのです。それがわたしたちに課されているからこそ、「段取り」する重要性を学んでおく必要があるわけです。

 

 

さて、水野氏は口癖の1つに「スケージュールを制するものは仕事を制す」という言葉があると言います。

 

 

これは仕事の質とスケジュールの両方を大事にしようということです。

 

 

どんな仕事であれ、トッププライオリティは「時間」

 

 

いいものをつくることよりも、「時間を守る」ことが大事なのです。よって、時間と質の両方から目を離さず、どちらも大事にする必要性が説得力を持つことになります。

 

 

「いい仕事は非効率でも仕方がない」「いい仕事は長い時間をかけるものだ」というのは思い込みです。「早くていい仕事をすればいい」のです。(本書P124より)

 

 

この話において、わたしが本書を読んでいる途中に思わず数秒固まってしまうほど内省してしまった言葉があります。

 

 

それが「締め切りが完成」という言葉です。

 

 

水野氏はグラフィックデザイナーの仲條正義(なかじょうまさよし)氏からこの言葉を教わり、感銘を受けられたようでずっと大事にしている言葉だという紹介がありました。

 

 

なぜこの言葉にハッとさせられたかというと、この言葉をマイルールとしたならば、どんな理屈を並べようとただの言い訳でしかなくなるからです。

 

 

例えば、「もっと時間があればよりいい成果を出せたはず」なんてことはよく言ってしまうフレーズですが、こう言った類の発言が純粋に自己防衛でしかなくなり通用しなくなるのです。

 

 

締め切りが完成」とはすなわち、期日までに風邪をひこうが何だろうが、期日におさめた成果をその仕事の評価としますよ、ということ。だから普段の時間の使い方に緊張感を走らせることができるのです。

 

 

 

 

カップラーメンなら誰でもつくることができている 

 

本書に「なるほど」と思った話があります。

 

 それはわたしたちは無意識のうちに小さな「段取り」をいくつもこなしているという事実です。

 

 

例えば「カップラーメン」であれば火薬やスープ粉末をパッケージから取り出して容器に入れ、そこにお湯を注いで食べるというルーティンをこなしているはずです。

 

 

このような日常において当たり前になっている「段取り」から大事な視点があることを気づかされます。

 

そう、わたしたちは「短時間であれば、段取りをこなせる」のです。

 

 

なぜか。

 

 

それは時間感覚にあります。

 

 

例えば、明日が締め切りの提出物と締め切りが1ヶ月先の提出物を渡された場合、両者を比較すると緊張感が強く生まれる方は明らかに前者です。

 

 

おそらく、そのあと帰宅してからの時間の使い方にそれは顕著にあらわれると思います。

 

 

期日が近ければ近いほど、仕事に対する緊張感は増すことになります。

 

 

加えて、何をすれば良いかがシンプルでわかりやすいというのも重要です。

 

 

これからの時間をどう使い具体的にどう行動すれば良いのかを上記のヒントを踏まえて工夫すると、なお良い成果を期待できます。

 

 

 

仕事は「時間」ではかるもの

 

仕事はやるべきことが連なったものです。

 

 

そのやるべきことを取り組む際、読者のみなさんはどのようなことを思ったり、感じたりしていますか?

 

 

そこについて1つ、ヒントになる捉え方が紹介されていました。

 

 

それはすべての仕事を「時間」ではかるということ。

 

 

その仕事に対して「手軽・重い」、「やりたい・やりたくない」のような精神的な目盛りで仕事を測るのではなく、「短時間で終わる仕事」、「長くかかる仕事」というように時間の尺度を持ち込みます

 

 

大切なのは「重要度」はもちろんのこと、「精神的な重い・軽い」で仕事をはからないことです。「10分で終わるけどつらい仕事」と「1時間かかるけれど楽しい仕事」という考え方をしていると、仕事の計測が狂ってきます。(本書P144より)

 

 

そして、時間の尺度を持ち込む際にその仕事がどのくらいかかるのかをあらかじめ用意した「箱」に入れて計測するというやり方が紹介されており、とても参考になります。

 

 

本書ではその箱を「時間ボックス」と称して1つ1つの仕事を自身の予測に従って1時間の箱、3時間の箱と数ある時間ボックスの中のどこに入るのかを検討します。

 

 

30分が1コマとして「短時間で終わる仕事」は1コマ。「長くかかる仕事」は6コマ必要かもしれません。すべての仕事にコマ数をはかり、時間ボックスにきっちり詰めていきます。

1日の時間ボックスの中には、「13時から15時まで会議」などと、すでに埋まっている部分もあるでしょう。それなら空いている午前中と15時以降に、仕事のコマを詰めることになります。(本書P144より)

 

 

そして、スケジュールを検討する際には自分の都合だけで考えないことを忘れないようにする必要があります。

 

 

本書ではここを「『虫のいい』スケジュールをつくらない 」と説いています。

 

 

つまり、バッファ(ゆとり)を持たせるようにしないといけないのです。

 

 

移動時間や健康状態、相手側の都合といった様々な外部要因は所要時間に大きく影響を与えます。

 

 

そこで、バッファを持たせた時間ボックスにご自身の仕事を入れておくことが重要になるわけです。

 

 

加えて、段取りに固執しないことにも注意が必要です。

 

 

段取りを大事にしろと言いつつ、段取りに固執しないというのはちょっとした矛盾を感じるかもしれませんが、要するに「見直し」ながら仕事を進めないと今度は柔軟に動けなくなってしまいます

 

 

なぜ柔軟さが必要かとなれば、当初見ていた仕事を進めていくうちにまた新たな仕事や予測していた流れとは違う方向に進むことも仕事のおいてはしばしば見られることだから。

 

そのため、スケジュールを定期的に見直しながら物事を進行することで臨機応変に対応することが可能になるのです。

 

著者は3時間に1度の見直しを推奨していますが、少なくとも1日朝昼晩の3回は見直すクセをつけるべきだという主張が置かれており、ここは押さえておく必要があるでしょう。

 

 

 

段取りが大切である本当の理由 

 

このテーマも終わりに差し掛かってきました。

 

 

仕事がなかなか早く進まないという悩みに答えるという設定を設けてみましたが、これは筆者本人も実はずっと抱えていた課題でありました。

 

そこで、仕事のそもそもの基本から洗い直してみようと思い立ちました。また、同じような悩みを抱えている人もおそらく一定数いるだろうと思い、今回のテーマに至ったという経緯があります。

 

最後になりますがここで本書の著者である水野氏が段取りの真髄について本書に紹介がありましたので、それをこのテーマのまとめとしたいと思います。

 

 

仕事というものを3つのステップに分解し、今回は最終ステップの「目的地まで歩く」の中身として、時間のという資産の重要性とタスクとスケジュールの管理というポイントをまとめて紹介しました。

 

 

では最後に水野氏が考える、「段取り」が重要である本当の理由をお伝えします。

 

 

その内容は次のひとことに集約されます。

 

 

「自分の頭の中に思考を入れておかない」

 

 

仕事を早く進めるためのコツ、それがこの頭の外に思考を出しておくということです。

 

 

どういうことかを説明します。

 

 

脳の特性を考えると頭の容量には限りがあり、「あれもこれも」と思考が回っていたり、それに気を取られていっぺんにそれらを片付けようとしたりといったことをグルグル考えていると、それだけで脳は疲れてしまいます。

 

 

つまり、頭の中に思考が溢れている状態だと、目の前の仕事の集中できず身動きが取りづらくなってしまうのです。

 

 

そこで、思考を外に出して頭の容量を確保することで、大事なことだけに集中できるようになります。

 

 

水野氏は具体的なその手段として「紙に書く」・「スマホに入力する」・「人に振る」に3つを本書で紹介しています。(※詳細は割愛します)

 

 

つまり、今まで考えてきた「段取り」はこの脳の容量を確保し、まっさらな自由帳を頭の中に用意するための手段であったということ。

 

 

わたしが個人的に思うことですが、人が真価を発揮する瞬間というのは「創造的な時間」を過ごしている時だとおもいます。

 

 

つまり、クリエイティブそのものです。

もっと広く捉えるならば「遊び」でしょうか。

 

 

この創造性という能力を生かし、人間が大きく社会を発展させてきた歴史が事実としてある以上、やはり「創造的な時間」というのはどんな仕事にもエッセンシャルなものではないかと強く思います。

 

 

そのためには、クリエイティブな時間にぐっと頭を使えるような工夫を考える必要があります。

 

 

そう考えたときに出会ったのがまさに本書『いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書』であり、「段取り」という言葉に集約されたテクニカルな思考と行動であったということです。

 

 

正直、わたしの記事だけでは「段取り」の魅力を全てをお伝えすることはできてないと思います。

 

 

本書には今回取り上げた内容以外にも水野氏の実際の実例をみながら「段取り」について学ぶことができます。もっと詳しく知りたい方はぜひ本書を参考にされてみてください。

 

 
 
いつも長文で申し訳ないですが、 今回もBOOK&coffeeを最後までご覧いただきありがとうございました。
 
 
 
 
 
(今回はこのへんでcoffee breakにしましょう☕️... またいらしてください。)