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仕事の超基本 (中盤ー後編)

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BOOK&coffeeへようこそ

 
BOOK&coffeeでは、クリエイティブな活動に欠かせない素材を、”本”から集めだし、シンプルにまとめています。
 
 
 
読者の皆さんの”クリエイティブな活動を支えるしごと場”として、BOOK&coffeeがあります。
 
 
 
 
 
今回のテーマは「仕事術」です。
 
 
 
 
仕事が遅い、要領が悪いといった悩みの声を解決できるヒントをお伝えできればと思います。
 
 
 
 
 
 
取り上げる書籍は、
『いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書』(著:水野学)[ダイヤモンド社]です。
 
 
 
 
  
 
 
 
 

前回のあらすじ

 前回の中盤ー前編において、仕事は以下の図のような骨格をなしており、仕事=ルーティンであるからこそ「段取り」が重要となることを本書のポイントを添えてお伝えしました。
<仕事の大まかな流れ>
 
調べる
 ↓
 大まかな方向性を決める
  ↓
  具体的なプランをまとめる
   ↓
   仕上げ作業をする
    ↓
    完成
 
 
今回の後編では中盤の本題である「目的地までの地図を描く」についてまとめていきたいと思います。
 
1:目的地を決める
     ↓
2:目的地までの地図を描く
     ↓
3:目的地まで歩く
 
 
 
※中盤は前編と後編に分かれます。
 
<前回の内容はこちらから>
 
 
 

地図に必要な2つのもの

 
目的地までの地図を描くことができればあとはその通りに物事を進めるだけで済むのでシンプルです。
 
では、どうやってその「地図」を描くことができるのでしょうか?
 
著者によれば、次の2つの作業がここでは必要になるといいます。
 
<地図を描くために必要なもの>
①情報収集(インプット)
 
②コンセプト作成

 

では順に詳しくみていきましょう。
 
 
 
 

段取りは準備が9割ー情報収集ー

どんな仕事でも、基本情報のインプットはマストです。
「当たり前じゃないか」といって見逃しがちですが、新規のクライアントであってもホームページを見れば、沿革のアウトラインはつかめます。このわずかな手間を惜しんではなりません。
ー(略)僕はどんな仕事でも、相当に調べます。専門機関に問い合わせることもしばしば。「1冊の本をつくるまではいかないけれど、小冊子ぐらいだったら書けるレベル」まで調べるのです。(本書P99より)
 
本書によれば、段取りは準備で9割が決まるといいます。
 
 
つまり、この地図を描く段階をおろそかにしてしまえば、勝負がどっちに転ぶかは自ずと決まってしまうということです。
 
 
上記の内容のように、どんな仕事でも基本情報を収集することは必要。
 
 
加えて、著者は常日頃から仕事の周辺の知識やもっと遠くの全く関係のない知識と触れ合っておく習慣づくりも大事であることを述べています。
 
 
なぜなら、私たち人は持っている知識の範囲内でしか物事を考えることができないからです。最終的な成果物はこの持っている知識の範囲内のものしか生み出せません。
 
 
したがって、普段から触れている知識は自分の財産となります。
 
 
さて、このインプットのプロセスはそもそもなぜ必要かといえば、先述したアウトプットの質が決まることももちろん大きな理由なのですが、地図を描くと言う観点で見れば「コンセプト」をつくるために必要となるからです。
 
 
そのプロジェクトの「コンセプト」作りはとても重要です。コンセプトに表現されている内容がそのままプロジェクトのゴールの色を決めるため、的外れなものをここに掲げるわけにはいきません。
 
 
どんなコンセプトにするべきか、これを考えるためにもインプットが必要になるということです。
 
 
もっと噛み砕くならば、「目的」をくっきりさせるためともいえます。
 
 
目的がくっきりすればするほど、自分たちがやるべきことの本質が見えてきます。つまり、本質の輪郭がはっきりすれば、”やるべきこと・やらなくていいこと”を区別しやすくなるということです。
 
 
ただ、ここで気をつけなければならないのは、逆に調べすぎると今度は細かいところが目につきやすくなるため、細部に気を取られて全体像を忘れてしまう懸念が生じること
 
 
全体像を忘れると今度は本来の「目的」からそれてしまうことになりかねないので注意が必要なのです。
 
 
そこで、そうならないように「面取り」というテクニックが紹介されています。
 
 

面取り 

 ーぼくがいう面取りとは、角をバサバサ切っていく作業で、彫刻の粗彫りに似ています。たとえば「気をつけ!」をした人体をつくるなら、四角い木材の角をバサバサと大きくカットしてまずは細長い楕円に近いものをつくり、そこから細部を彫り込んでいく。ー(略)このように、まず余計なところを落として大まかなかたちで全体像を把握してから、細部を詰めていくのです。(本書P110-111)
 
「 面取り」によって、あらかじめプロジェクトに必要な「大まかなところ」を洗い出し、本質が含まれているエリアを抜き出すことができます。
 
 
大まかなところというのは実は本質であり、そのプロジェクトや製品を代表する主要な部分です。インプットした知識を面取りをしてものごとを把握すれば、方向性もコンセプトもほぼ決まります。(本書P112より)
 
 
面取りさえしてしまえば、あとは細かく煮詰めてタスクに落とし込んでいく流れになります。
 
本質のエリアで深掘りをしている状態なのでディテールに目を引っ張られても問題ありません。
 
裏を返せば、この後の時間を無駄にならないようにするためにも、面取りには正確さと慎重さが求められます。 
 
面取りの1番のメリットは「目的」がはっきりとしてくることにあります。
 
「目的」がはっきりしたならば、次のステップとしてもう1つ大事なのは「やらないこと」を決めること
 
目標が高いものであればあるほどたくさんのことが「やるべきこと」に見えてしまいますが、その中には間違いなく「やらなくていい」ことも含まれています。
 
目的という視座からどれが自分たちにとって必要な「行動」となるのかを精査し、この段階で無駄をのぞいておくことが段取りにおいて重要なポイントとなります。
 
 
 

仕事は1人では完結しないーコンセプトー

ほとんどの仕事は1人で完結することは難しいです。
 
わたしのようなブログ活動も1人で完結しているようで、実は本を通して他者の力に支えられています。
 
終始1人で動くならまだしも、複数の人数で1つの仕事に取りかかるとなれば自分勝手に動くことは絶対にNG。
 
ではどうすれば複数人でもチーム一丸となって動くことができるのでしょうか。
 
そこでポイントとなるのが「コンセプト」です。
 
チームで動くときには「何をするか」ということを共有しなくてはいけません。目的を共有し、同じ方向を向くことが大切です。
そのためにぼくらは「コンセプト」をプロジェクトごとに決めています。みんなが共有できる「わかりやすい言葉」を用意するのです。
「目的をひとことであらわすような言葉」があれば、迷ったときに原点に立ち返れます。(本書P86-87)
 
 上記のように、複数人で動かす仕事において重要な役割を果たすのが「コンセプト」の存在です。
 
 
コンセプトとはつまり、どこに向かえばいいのかを教えてくれる目印
 
 
その目印をみんなが共有すれば、どんな乗り物に乗って動こうと同じ方向に向かって移動することができるということです。
 
 
ただし、ここで見逃してはならないのはコンセプトはわかりやすい言葉」で表されている必要があること
 
 
例えば今から向かう目的地を「天神の近くにあって、住所は...。◯◯という建物を左に曲がったところにある大きな駅」と言われた場合と、「博多駅」と言われた場合、全員が迷わずに目的地に向かえる表現がどちらかは明らかでしょう。
 
 
同じように、「コンセプト」は誰が聞いても同じ理解になるよう、平易でシンプルな表現にする必要があるということです。
 
 
本書にも指摘されていますが変に格好をつけた英語表記のコンセプトのように、雰囲気だけ重視して結局具体的に何をすればいいのかわからないようなコンセプトでは意味がないのです。
 
 
素晴らしいコンセプトは、わかりやすく、行動も自然とついてきます。(本書P93より)
 
 
 コンセプトはあくまでも全員が目的からブレずに行動できるように掲げるもの。
 
 
その本質を忘れてしまうと、コンセプトはただ単に形式的に置かれたオブジェとなってしまいます。あってもなくても変わらないコンセプトは必要がないということです。
 
 
この点に注意しながら、コンセプトづくりにはげんでみてください。 
 
 
 

初期段階は「青くさいこと」が大事になる

勘違いしてはならないことは、段取りは単なるスケジュールづくりではないということ。
 
これから進んでいく険しい道のりを徹底的に知り、どうすればその先の目的地にたどり着けるのかを終始考え抜く必要があります。
 
だから、「地図」が必要なのです。
 
著者の水野氏はこの段階では次のような「青くさいこと」を真摯に確かめながら、準備をしっかりとすることの重要性を説いています。
 
「なんのためにこの仕事をするのか?」
 
「目的は? 志は? この仕事によってどう世の中が変わるのか?」
 
これが、地図を描くために必要な姿勢と方針であるということです。
 
この段階がもしかしたら一番険しく、厳しい道のりであるかもしれません。
 
しかし、乗り越えてしまえばあとはその地図を見ながら足を進め、冒険を楽しむことに集中できます。
 
 
以上、地図を描くために、情報収集の前提があることと、コンセプトを掲げることの2つが必要であることを今回はお伝えしました。
 
 
ぜひ参考にしてみてください。
 
 
 
次回、終盤では3つ目の「目的地まで歩く」について、まとめていきます。
 
 
 
 
(今回はこのへんでcoffee breakにしましょう☕️... 次編に続きます。)
 
 
 

 

 
 <参考書籍>