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仕事の超基本 (中盤ー前編)

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BOOK&coffeeへようこそ

 
BOOK&coffeeでは、クリエイティブな活動に欠かせない素材を、”本”から集めだし、シンプルにまとめています。
 
 
 
読者の皆さんの”クリエイティブな活動を支えるしごと場”として、BOOK&coffeeがあります。
 
 
 
 
 
今回のテーマは「仕事術」です。
 
 
 
 
仕事が遅い、要領が悪いといった悩みの声を解決できるヒントをお伝えできればと思います。
 
 
 
 
 
 
取り上げる書籍は、
『いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書』(著:水野学)[ダイヤモンド社]です。

 

<前回の記事>
 
 

前回のあらすじ

 前回、仕事の分解と題して、次の図の「1:目的を決める」を軸に、目的地の解像度をいかに高めるかが勝負であり、その全ては「想像」の力に集約されることをお伝えしました。
 
中盤では、2番目の「目的地までの地図を描く」についてまとめていきたいと思います。
 
1:目的地を決める
     ↓
2:目的地までの地図を描く
     ↓
3:目的地まで歩く
 
※中盤は前編と後編に分かれます。
 
 
 

仕事の本質 

 

段取りが下手な人や、そもそも段取りをしない人は、「毎日が新しいことの連続である」ようにとらえています。
よってすべての仕事に対していちいち段取りはしませんし、そもそも段取りが無意味だと思ってやりません。これでは時間もかかりますし、実現の可能性も薄れます。
しかし仕事において、「毎日が新しいこと」などありえないのです。
(本書P61より引用)
 
クリエイティブディレクターという仕事がら、幅広い分野の方を相手にしているであろう著者が上記のような発言をしていることは注目すべき点だと思いました。
 
仕事の内容はクライアントによっておそらく様々であるはず。
 
ところがどんな仕事であっても、仕事の本質は変わらないという主張が置かれているのです。
 
そして、大事なキーワードとして「段取り」という言葉があります。
 
中でも注目すべきは、1つ1つの仕事に対して毎回「段取り」をすることはコストであるという部分でしょう。
 
つまり、前もってきちんとその仕事にフィットした「段取り」さえ準備していれば、仕事はルーティンとしてやり遂げることができるのです。
 
まず、どんな仕事にも「締め切り」があります。「与えられた時間内に完成するようにスケジューリングする」という点で、すべての仕事は同じです。
また、やり遂げるまでのタスクも基本は同じではないでしょうか。やるべきことが「1」から「10」まであるとして、たまに「4」がない仕事があったり、あるいは「1・1」「3・1」などのイレギュラーもあったりしますが、「基本が1から10である」というのは変わりません。(本書P62より)
 
考えるということも同じ、やることも同じ。全てがルーティンなのです。
違うのは「考えたすえに生まれたアイデア」や、「実行した結果、できあがった成果物」であって、プロセスは同じです。
段取りをきちんとつくってしまえば、ルーティンとしてどんな仕事も確実にやり遂げることができます。無駄な作業は減り、漏れや抜けも無くなります。「間に合わない」「できなかった」ということもなくなるはずなのです。(本書P62-63より)
 
 
「仕事=ルーティン」である、ルーティンだからこそ「型」にはめこむことができる。
 だから、「段取り」が重要になるという構図ができあがるのも納得です。
 
では、世の中の仕事に共通するルーティンを可視化してみましょう。
 
次のように水野氏はまとめています。
 
 
<仕事の大まかな流れ>
 
調べる
 ↓
 大まかな方向性を決める
  ↓
  具体的なプランをまとめる
   ↓
   仕上げ作業をする
    ↓
    完成
 
 
これが、どんな仕事であっても共通している大まかな流れです。
 
このプロセスを省くことなく、ルーティン通りにこなしていくことが求められるというわけです。
 
時には「トラブル」によって「型」どおりにものごとを進められなくなる時もありますが、これも「段取り」に含まれるべきことだと著者は言います。
 
トラブルはサイズの違いはあれど、仕事にはつきものでしょう。突然、上司に何かを頼まれることは日常茶飯事。指示をコロコロ変えるリーダーも、納期ギリギリに相談ごとを持ちかけてくるクライアントも、どんな業界にもたくさんいます。それらは「確実に起こること」なのです。どんなトラブルやアクシデントが起きるか、そのパターンも含めて把握しておくのも、段取りのうちです。(本書P68より)
 
 
 

「段取り」を構成する要素

 
 
ここからは、「段取り」を構成する要素についてまとめていきたいと思います。
 
ここでポイントになるのは、あらかじめパターンをつくっておき、そのパターンに即したルーティンを想定し、段取りを組むということです。
 
例えば、Aのパターンのものごとに取り掛かる時は、Aのルーティンをこなす、Bのパターンの時はBのルーティンをこなす...という風に段取りできるよう、予めパターンとルーティンのセットを作るイメージ。
 
パターン=フォーマットです。
そのフォーマットに準備された”空欄”ルーティン
あとは、その空欄に、仕事内容にフィットした解答を埋めるだけで提出完了
といった流れができれば、とてもラクですね。
 
わたしの例を簡単にご紹介します。
記事執筆であれば、記事の内容を企画して公開するまでの段取りがあります。
 
▶︎パターン
=記事執筆
 
▶︎ルーティン
=①情報収集&情報整理→②記事構成絵コンテ作成
 →③執筆→④編集→⑤公開
 
このような流れを1つのセットとして考え、Aのパターンはこれ、Bのパターンはこれ...というように自分が日常的に使うサイクルを準備し、ストックしておきます。
 
とはいえ、パターンをつくりすぎるとかえって今度はパターンを選ぶのにコストがかかってしまい、本末転倒になりかねません
 
よって、パターン数は極力抑える必要があります。
 
 
では、パターン化を考えるにあたっての参考になりそうなものをまとめてみます。
 

▷トラブル
  • 日常的に起こる可能性があるもの(他の仕事や予定が舞い込んでくるなど)
  • トラブルの回避方法
  • トラブルの処置 

 

▷プロジェクト

  • 本業の(長年やっている)プロジェクト
  • 短期間でスケジュールが忙しいプロジェクト
  • 少人数で同業種のチームで進めるもの
  • 大人数で同業種と異業種のチームで進めるもの

 

▷日常
  • 自分の持ち物(荷物)
  • 着る服
  • 生活習慣
  • 金銭管理

 

▷情報収集
  • PC(スマホ)のデスクトップ(表示するファイル数などの整理)
  • 情報収集ツール
  • 人脈

 

 

上記以外ももちろん考えられます。人によってルーティンできるものは異なると思いますので、ぜひ参考にしていただきながらご自身に合ったルーティンを探してもらえればと思います。

 

 

初心者とプロ

ルーティンを増やすと基本的なこと、あらゆる仕事に共通する基礎の部分をスムーズに行うことができます。もっといえば意識せずに自然とこなすことができるようになる。仕事のクオリティのベースが上がります。全体のレベルがグンと上がるのです。すると、さらに上を目指すことができるようになります。質を上げたり、工夫をしたりする余裕が生まれるのです。(本書P74より)
 
上記の引用から得られた大きなヒントがあります。
それは初心者とプロの差はどこにあるのかということ。
 
プロとアマチュアの大きな違いは仕事の骨格をなす基礎基本を骨身に浸透するレベルで体得しているかどうか
 
言い換えれば、基礎基本が当たり前となっていれば工夫の余地がその分生まれ、そこにエネルギーを投資することができるということです。
 
初心者はまず基礎基本を習得するのにエネルギーのほとんどを費やすことになります。
 
そして、習得するにあたってそれが肌身に浸透している水準に達したかどうかは「ルーティン」になっているか否かで判断できるということです。
 
つまり、「ルーティン」は”自分の余裕(余白)を生み出し、その必要な時に必要量のエネルギーを投じることを可能にしてくれる工場”という風に捉えることができます。
 
今の言葉を使うのならば、自分の中にAIをつくりだすような感覚でしょうか。
自動化できる部分を増やせば増やすほど、その分、選択肢を減らせるのでコスト削減がのぞめます。
 
つくり出した余裕の分だけ遊びの範囲が生まれ、その余白に費やした工夫が「付加価値」として創作物に内包できるのだとまとめられます。
 
初心者とプロの差異を可視化するならば、上記のまとめになるでしょう。
 
 
 
 

 すごいことを目指さない

「すごいことをやってやる!」

新人デザイナーやクリエイターはしばしば、こんな勘違いをします。これは業種を問わないことかもしれません。それが大事な仕事だと思えば思うほど、力んでしまうという状態です。(本書P82より)

 

(略)「すごいこと」を目指すと、力が分散してしまいます。

野望にとらわれ、「今の市場に必要なのは、誰もみたことのない新しい商品だ!」という、間違った「目的」を把握してしまうと、細部を見落とし、状況が正しく把握できません。また、スタートで力を使い果たしてしまい、最後までやり遂げることができません。力が本当に必要になるのは、実行していくプロセスなのです。(本書P83より)

 

これも段取りにおいて大事なポイントだと思いました。

 

わたしもよく誰もやっていない未知の領域に手を出そうとするクセがあります。

これ自体は別に悪いことではないと思っていますが、この引用部分をみたとき、その若気の至りが記事の更新に影響を大きく及ぼしているのは大きな問題だと反省しました。

 

 

だからこそ、「段取り」の重要性というか、

ルーティンをきちんと丁寧にこなし、自分で作り出した余裕の範囲内で工夫ができるように頑張る必要性を痛感しています

 

「等身大」で動くこともこのテーマにおいては無視できないことのです。

 

 

 

 

さて、今回の内容はここまでです。

 

 

次回は本題の「目的地までの地図を描く」の中身に入っていければと思います。

 
 
 
 
(今回はこのへんでcoffee breakにしましょう☕️... 次編に続きます。)